거래처가 보낸 화장품책임판매업 등록필증, 무엇을 대조해야 믿을 수 있을까?

등록필증 사본은 발급 당시의 사실만 보여 줍니다. 지금도 맞는지는 앞면 여섯 칸, 책임판매 유형, 뒷면 변경란을 차례로 대조해야 알 수 있습니다.

 

추석 연휴가 끝나면 미뤄 둔 입점 심사와 수입 계약 검토가 한꺼번에 돌아옵니다. 서류 묶음 맨 위에는 대개 거래처의 등록필증 사본 한 장이 올라와 있습니다.

필증에는 유효기간이 없습니다. 대신 대표자나 책임판매관리자가 바뀌면 30일 안에 변경등록을 해야 하므로, 날짜가 오래된 사본일수록 오늘과 어긋날 여지가 큽니다.

 

 

등록필증은 어디까지 증명하나요?

필증이 확인해 주는 것은 이 회사가 화장품을 유통·판매할 영업 자격을 등록했다는 사실입니다(화장품법 제3조). 제품 하나하나가 안전하다는 보증은 아닙니다.

표시 문구나 광고 표현이 법에 맞는지는 제품 단위로 따로 봅니다. 그래서 필증 검토는 영업 주체의 자격이 지금도 살아 있고 이번 거래에 맞는지에 집중하면 됩니다.

첫 요청은 앞뒤를 모두 스캔한 최신본입니다. 앞면 한 장만 오면 변경 이력을 볼 방법이 없어 판단이 반쪽이 됩니다.

앞면 여섯 칸은 무엇과 맞춰 보나요?

앞면에 적히는 항목은 시행규칙 제4조 제4항이 정합니다. 칸마다 대조할 서류를 정해 두면 한 번에 끝납니다.

필증 칸	맞춰 볼 서류	어긋날 때 의심할 점
등록번호·등록연월일	발급 지방식약청, 사본 날짜	옛 사본을 그대로 보냈다
상호(법인 명칭)	사업자등록증, 법인등기부	상호 변경등록이 빠졌다
소재지	실제 사무실 주소	이전 후 변경등록을 안 했다
대표자 성명	법인등기부 현재 대표	대표 교체가 반영되지 않았다
책임판매관리자 성명	재직 확인, 담당자 명함	퇴사자 이름이 남아 있다
책임판매 유형	이번 거래 구조	거래에 필요한 유형이 없다

 

한 칸이라도 다르면 대부분 변경등록이 늦어진 경우입니다. 이때 앞면만 보고 결론을 내리지 말고 뒷면을 함께 받아야 합니다.

책임판매 유형이 거래와 맞지 않으면요?

유형은 시행령 제2조 제2호가 네 가지로 나눕니다. 직접 제조해 파는 가목, 위탁 제조품을 파는 나목, 수입품을 파는 다목, 전자상거래 수입대행을 알선하는 라목입니다.

완제품을 들여와 국내에 유통할 책임 주체를 찾는데 상대 필증이 라목뿐이라면 그 거래에는 맞지 않습니다. 필증이 유효해도 필요한 유형은 다목입니다.

라목만 등록한 업체는 책임판매관리자를 두지 않아도 됩니다(시행규칙 제8조 제1항). 관리자 칸이 비어 있는 필증을 받으면 유형부터 확인합니다.

뒷면 변경란에서는 무엇을 보나요?

대표자·상호·소재지·책임판매관리자·유형이 바뀌면 사유가 생긴 날부터 30일 안에 변경등록을 해야 합니다. 행정구역 개편으로 주소가 바뀐 경우만 90일입니다(시행규칙 제5조).

변경이 받아들여지면 새 필증을 주지 않고, 기존 필증 뒷면에 변경사항을 적어 돌려줍니다. 그래서 최신 여부는 앞면이 아니라 뒷면에서 드러납니다.

앞면 정보가 오늘과 다른데 뒷면이 비어 있다면 변경등록 자체를 하지 않았을 수 있습니다. 변경등록을 빠뜨린 것은 등록취소나 업무정지까지 이어질 수 있는 사유입니다(화장품법 제24조 제1항 제1호).

퇴사한 관리자는 관할 지방식약청에 관리업무 비종사신고를 낼 수 있습니다(시행규칙 제8조 제4항). 필증에는 이름이 남아 있어도 실제로는 그 자리가 비어 있을 수 있다는 뜻입니다.

상담에서 자주 보는 것은 담당자가 바뀐 줄 모르고 옛 관리자 이름으로 계약서를 쓰는 경우입니다. 관리자는 품질관리와 출고 전 시험·검사 감독을 맡는 자리라, 이름만 남아 있으면 그 공백이 거래 상대에게도 위험이 됩니다.

자주 받는 질문

Q. 앞면 정보가 다르면 필증이 무효인가요?
곧바로 무효가 되지는 않습니다. 다만 변경등록이 늦어진 상태일 수 있으니, 현재 정보가 반영된 뒷면을 받은 뒤 계약 기준정보로 씁니다.

Q. 우리 회사 필증이 어긋나 있다면요?
변경 사유가 생긴 날을 먼저 확인해 30일 기한을 거꾸로 셉니다. 신청서에는 기존 필증 원본을 붙여 내야 하니(시행규칙 제5조 제2항) 원본이 어디 있는지부터 챙깁니다.

Q. 관리자 이름이 대표자와 같으면 문제인가요?
그 자체로는 문제가 아닙니다. 상시근로자 10명 이하인 업체는 자격을 갖춘 대표자가 관리자 직무를 직접 맡을 수 있습니다(시행규칙 제8조 제3항).

정리하면 순서는 셋입니다. 앞뒤 최신본을 받고, 앞면 여섯 칸을 현재 서류와 맞추고, 유형과 뒷면 변경란으로 이번 거래에 맞는지 확인합니다.

 

함께 보면 좋은 글: 화장품책임판매관리자, 내 전공도 인정될까?, 위탁제조 책임판매업 자율점검 — 18번 위수탁계약서

근거: 화장품법 제3조·제24조, 화장품법 시행령 제2조, 화장품법 시행규칙 제4조·제5조·제8조.

 

등록을 새로 하거나 대표자·관리자 변경등록이 밀려 있다면, 필요한 서류와 기한부터 정리해 접수까지 맡아 드립니다.

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